IT補助金採用・印刷会社の業務管理システム

印刷会社の業務管理システム

この印刷業務管理ソフトは「IT導入補助金2019」の採択ツールとなっています
IT導入補助金とは、業務の効率化を図るためにソフトウェア等のITツール導入を補助する、経済産業省推進の事業です。 今年度の補助額は40万円から450万円の範囲内で、案件総額の2分の1となっています。 例えば案件総額が300万円の場合、150万円の補助金が交付されることになります。
当社ではこのITツールのご提案だけでなく、ご相談も賜っておりますのでお気軽にご連絡ください。(IT導入補助金2019のサイトは こちらです)
最新のIT技術は印刷会社の在り方を変えていきます
印刷業界も時代の流れとともに⼤きく変わり、これまでの業務を遂⾏しながら新しい業態への変化を求められています。
⼊稿⼿段⼀つを取ってみてもテキスト、画像などがメールやストレージで、しかも不揃いの状態で送られてくることも珍しくありません。
ハードとなる機械設備の性能は向上したものの、段取りなどの管理⾯は益々複雑になっております。このような現状を踏まえ、印刷業務全体の流れを⾒通せるシステムとして設計いたしました。
目   次
①システムの概略
②営業管理:自動見積計算、高機能営業日報、動画や音声等を補助資料としてデータベース化
③工程管理:工程別の作業指示書、ナレッジ機能・Web 校正機能など、ミスロスの軽減
④売上管理:ワンタッチで納品書発行、ツータッチで更新処理
⑤分析:加工高を基本とした6つの分析機能
⑥クラウド利用
⑦アマゾンウェブサービス(AWS):セキュリティ(SSL によるデータの暗号化)、アクセス権セット、ホスティング
⑧導入費用
⑨導入スケジュール
①システムの概略

印刷工程は他業種に比べると複雑で特殊なものですが、本システムは長年の経験で培ったノウハウや考えを基に、日常業務から各部門の管理、そして利益分析を行います。
システムの概略
システムの概略
各部門のファイルは全て一元管理され、他部門や外部からでも閲覧できます。(アクセス権の設定により制御も自在にできます)

②営業管理
見積、受注処理、作業指示といった付帯業務は営業社員にとって慢性的な負担となりがちですが、疎かにはできない大事なことでもあります。自動見積をはじめ、オブジェクト資料の利用など、営業効率を大きくアップします。
■自動見積計算機能…御社の計算方法をプログラム化
印刷物の見積は工程規模や機械設備により大きく変わり、一律の計算方法で加工高を算出することには無理があります。
実在の設備等から御社独自の計算式をプログラミング化いたします。見積書(計算)と作業指示書に組み込まれます。

■作業指示書の種別化…端物、ページ物、帳票、封筒、名刺、はがき ※A4 ペーパー出力
印刷物の受注はほとんどがオーダーメイドで、その工程は複雑多岐にわたっています。見やすい、そして伝わりやすい作業指示書を追及すれば 印刷物によってフォームを分けることが有効だと考えました。※入稿時に一度設定すれば後は常に工程に合わせた表示となります。

各作業指示
各作業指示

■写真や音もデータベースとして保存

例えばロゴのイメージや製本の装丁など、原稿資料として持ち帰れないものなどをiPhoneで撮影します。
帰社後の作業指示書発行時に自分の撮影した画像が自動で呼出され、その中から写りの良いものをクリック して作業指示書などに挿入します。
このように電子文章だけでなく写真や動画等もデータベースとして扱うことにより共有資料となります。


雑記挿入
■同類検索機能…見積、納品金額の目安を引き出す
見積や納品金額は自動計算で行われますが、最終的には履歴や他の内容等を参考にして決めることが多くあります。そのような場合のツールとして 用意いたしました。 品名に含まれるテキストや数量、金額等を柔軟検索し、過去の納品と見積履歴から該当するものを呼び出します。

■高機能営業日報システム…毎日の営業活動を可視化し更に営業ナレッジとして生かす
毎日の日報書きは、忙しさとその手間からおざなりにされることも少なくありません。日報本来の役割を考え、このシステムでは下の3点に焦点を当てました。
①面倒さからルーチン化して内容が薄い
入力の大半が自動と選択入力の非文章タイプで進められますので、入力が簡単で確認する上司としても理解しやすくなります。また、文章タイプ欄でも具体的な項目名で細分化してますので内容がブレず短文で済むようになっています。

②日報を書くために残業となってしまう
このシステムは案件毎にブロック処理を行っていますので、入力の際、本日分のページを呼び出すこともなく、新規ボタンで始め、日付や時間、氏名などは自動で入力されます。

③日報の情報が社内で活用されていない
非文章タイプ項目を多く使うことにより日報の内容も単純化され、数値データとしても活用できます。 また、社内での共有も自在となりますので営業ナレッジとして新たな利用枠も広がります。

営業日報
栄養日報モバイル
■外出先からでも予実の入力だけで日報ができる
予定と行動を案件毎に入力すれば、あとはシステムが自動的に日報(予定報告と営業報告)としてまとます。入力はスマホからもでき、しかも音声入力が可能ですのでちょっとした合間での入力ができます。
■案件や営業マンごとの活動履歴を時系列で表示
営業の進捗や入稿に至るまでの経緯を一覧と詳細で表示します。
■現時点での全案件情報(入稿の可能性)を一覧&詳細表示
現在の有効な見積案件や引合い、提案中の案件を営業マン毎に表示します。
■リマインダーの自動送信で「うっかり忘れ」を解消
アポや予定の日付を入力すると、自動的にその内容を事前に担当営業にメール送信します。
■画像を資料として扱える
文字では表現しにくいものも写真があれば簡単に伝わるということは、よくあります。簡単に、しかも正しく伝わる日報として機能します。
■本日の売上、見積、実績件数、予定件数等を数値で表示
メインデータにリンクされるため、関連する他のデータ参照によりこのような数値評価が可能となります。

■顧客管理
予め顧客情報をデータベース化しておくものでシステムの付帯的な存在ですが、ほとんどのファイルに繋がり顧客情報を割振りしています。 問題は数ある顧客数の中から如何に簡単に検索できるかが使いやすさの決め手となりますが、本システムはふりがな1文字でも候補を絞り出し、更に2 文字3 文字と増やす毎によりシビアなより検索精度が得られます。
■実際の印鑑も電子印として使え高いセキュア性
業務の効率化は、素早い決裁や承認も必要条件の一つです。本システムはたとば外出先であっても簡単に押印でき、しかもほぼ改ざんが不可能な信憑性の高い押印システムです。iphone・ipdでは署名も可能です。
電子印鑑
③工程管理
生産部門の進捗状況や管理だけでなく、仕入れや外注などの外部取引も賄います。
また経営の要となる加工高集計や最新の校正システムを備えています。
■工程表…進捗をリアルタイムで表示
印刷工程をDTP→印刷→後加工→出荷の流れで18工程に刻み、付帯する24 項目でタイムリーな進捗状況を一目で把握することができます。 また表示を担当営業ごとにも切替できますし、毎朝の打合せ資料として紙ベースのレイアウトも用意しています。
工程表

■作業予定表…工程のマス目にチェックするだけ
入力画面は工程表に準じたもので、翌日の予定にチェックを入れると その内容が各人ごとに一覧で表示されます。 また、日を跨いだ作業は回数が表示され、作業上の問題点の洗出しや効率化を図る上で役に立ちます。
作業予定

■ナレッジ機能(ノウハウ・クレーム・記録)
世の中の変化とともに受注内容も変わり、都度時間をかけて調査をしたり製造手法を習得するために多くの労力が払われています。このようなことを記録し全社で共有することはとても大事なことだと考えています。作業指示書に紐づけされたナレッジスペースとして、画像2 枚テキスト500 文字の領域を用意しています。操作もワンクリックで行える使いやすいものです。
ナレッジ
■Web 校正・電子ブック校正
Web上で提供するシステムです。容量に制限がなく広範囲への素早い配布が可能です。またページ物では電子ブック(Flash使用)展開もできますのでページ左右の問題も解消でき、よりリアルな校正が提供できます。また、最新の技術を使うことでお客様からの信頼向上にも繋がります。
電子ブック
■仕入・在庫管理
作業指示書に従い出庫や発注などの業務がスムースに行え、更にiPhoneやiPadの利用で現場での確認と操作ができ、常に一元管理が保たれます。
■外注管理…現在の外注状況が一目でわかる
外注スケジュールや金額等、外注に関する情報が一画面で確認でき、メインデータと連携していますので変更なども間を置くことなく反映されます。
外注一覧
④売上管理
経理部門の管理となり、売上、請求、売掛買掛などの業務を行います。


■売上伝票発行
工程表の伝発ボタンをクリックするだけで納品書発行と売上処理が完了します。

■月締請求書
月締め請求書を発行するだけでなく、納品時の内容を複数に分割したり宛先の変更などにも対応します。

■売掛・買掛け残高
顧客別、営業別等、検索機能を使うことで多面的な残高表示ができます。

■入金・支払い予定
入金及び支払いサイトによっての金額表示を行います。

売掛管理画像
⑤分  析
本システムは加工高を基本にした分析を色んな角度で行います。(それぞれ利用の可否選択ができます)
■製造工数管理…製造工数管理でコストを表示
製造に要した時間と工程の標準設定工数の比較からコストを評価をします。このことで実際の工数実績を見える化でき、作業の実態を把握することができます。

■日次加工高…毎日の加工高を部門別表示
日々の生産業務による加工高を工程部門(個人)別に表示し、累積します。これにより部門の数字的な評価ができ、生産効率を考える上での指針となります。

■期間比較加工高…材料、経費、加工高を期間別比較
指定した期間で、材料(用紙・版材・オンデマンドカウンター料) 経費(送料・交通費・外注・内税分) DTP部門(デザイン・制作・撮影) 機械部門(断裁・刷版・機械セット・通し) 仕上部門(化粧・帳合・製本・後加工)の18項目を計算し、それを最大12期間までを同時処理しますので、経年分析ができます。

■顧客別加工高…得意先ランキング表示
顧客ごとの売上高と加工高を年間、月間で計算表示させますので、お客様の評価が明確にできます。

■営業別加…営業力評価
担当営業ごとの売上と加工高を年間、月間、日次で計算表示させます。

分析画像
分析画像

⑥クラウド Amazon Web Services (AWS・アマゾンウェブサービズ)
ご存知のように、クラウドはインターネットを通じてシステムを運用することができます。従来は社内にサーバーを設置し、その中でシステムを運用することが当たり前でしたが、その維持管理には絶えず気を払う必要がありました。現在、ITの世界ではクラウドが当然の選択肢となりつつあり、セキュリティに厳しいといわれる大手銀行でもクラウド化が急速に進んでいます。当社は国内シェアトップのAmazon Web Services (AWS・アマゾンウェブサービス)を利用し、ホスティングサービスを行っておりますのでシステムのメンテナンスにもご安心いただけるものと思っております。
■セキュリティ
AWSのクラウドサービス開始当初(2006年)、大事なデータはクラウド上に置けないという見方がありましたが、AWSは多くのセキュリティ認証を受け、強固なセキュリティ構造を実現しております。更にFileMakerはファイルを暗号化するSSL通信を行い、仮に万が一の場合でも他者には解読できない安全性を担保しています。また、システム自体にも強力なアクセス権設定を施すことができ安心してお使いいただけます。

■サーバーのホスティング…社内サーバーは不要
社内に設置したサーバーPCにはモデムなど訳のわからない機器が繋がれていることも珍しくありません。その機器の影響でサーバーに不具合が起こることもよくあります。また、サーバー機の老朽化から突然シャットダウンして復旧できないこともあります。そのようなことは稀と思われますが、一度起こってしまうと大変な損失にもつながります。クラウドは、そのようなことを未然に防ぐための機能が施され、更に20分間隔でバックアップを取り常に“万が一”に備えています。

■クラウドネットワーク
クラウドに入れたシステムはインターネットを通じて利用しますので、インターネットが繋がれば社内はもちろん、出張先や移動車両内でも使えます。そして、本システムはFileMakerGo(無料アプリ)によりiPadやiPhoneからアクセスができますので、外部から手軽に利用できるのも特徴です。
一方、クラウドはシステム運用の他にデータを保管する機能もあり、例えば自社ストレージとして本支店間でのデータ共有も安全に行うことができます。
IT補助金クラウド画像
分析画像

■iPhone・iPadで効率アップ
外出先や倉庫業務など、パソコンの利用が難しい場面でもクラウドであればシステムに安定してアクセスできます。またセキュリティ面でも精度の高い安全性が保たれたシステムとなります。

クラウド画像
分析画像
⑦導入費用

■システム費用
本システムはパッケージ製品となっておりますが、下記内容を御社仕様にカスタマイズして納品いたします。
①各種別の見積計算
端物、ページ物等の見積計算を御社の計算方法でプログラム化します。 ※あまりにも難易度の高い計算となる場合は別途お見積となります。
②工程表など、社員名や固有名詞の設定
③既存データを新システムへインポート ※顧客名や品名のように本システムと一意的な繋がりが保てる項目に限ります。
④AWSクラウド設定と各端末のクラウド設定
⑤Web校正・電子ブック・電子押印の設定
⑥画像や動画など、資料オブジェクトの取込設定
⑦初年度クラウドホスティング料と初年度システム保守料を含む(2年目以降はホスティングと保守料は23,000円/月(税別)となります)
 ※クラウドホスティング料とはクラウドサーバーの利用料と管理、システム保守料は操作ミスの修復やバックアップからの復旧、操作方法のアドバイス等を行います。
■システム費用 300万円(税別)※IT補助金が利用できます。
上記以外のご要望につきましては、お見積もりさせていただきます。

■別に要する費用
本システムはFileMakerを使って動作しておりますので、各パソコンにはFileMaker Pro Advanced17以降が必要です。
・FileMaker Pro Advancedの年間ライセンス費用:19,200円(税別)/1ユーザー ※5ユーザー以上での利用が条件となっています。
(FileMaker Pro Advanced17以降をお持ちの場合はそちらを使いますのでご相談ください)
詳しくは当社へお問合せいただくかメーカーページをごらんください。
■制作開始から完成に至るまでに発生する交通費は2/3のご負担をお願いいたします。(概ね2~3回)
⑧導入スケジュール
本システムはパッケージ製品となっておりますが、下記内容を御社仕様にカスタマイズして納品いたします。
①ヒアリング:本システムのご説明をさせていただくと共に御社の業務の流れをお聞かせいただきます。
②お 見 積り:システムにご納得いただいた上でご発注ください。(修正や機能追加の場合は別途お見積をいたします)
③ご 発 注:必要に応じて契約書を交わし、本稼働までのスケジュールを打ち合わせします。
④制   作:印刷料金自動計算プログラム他、カスタマイズに取り掛かります。
       ※都度、出来具合のご確認をパソコン上で行っていただきます。
⑤一ケ月試験:クラウドにアップし不具合等の調整を行います。(実データにてお使いいただけます)
⑥本 運 用:試験稼働後、本稼動となります。(本稼動から1年間の保守は無料とし、以降は規模に合わせてお見積となります)


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